“Apuntar” lo que sucede en la empresa, no es gestionar bien

Gestionar o “administrar” una empresa no es tarea fácil. Esta es una afirmación más que obvia, pero es importante ponerla sobre el papel, porque a veces, se cae en la trampa de pensar que los conocimientos teóricos, combinados con los años de experiencia, ayudarán a salir “airosos” del difícil trance que supone dirigir una compañía y hacerla rentable bajo los principios de eficiencia y sostenibilidad.

La tecnología es el mejor aliado para optimizar la gestión empresarial. Y más concretamente, los sistemas ERP que aportan la información necesaria para analizar, evaluar y proyectar la toma de decisiones basada en datos reales, actuales y veraces. Convertir la información que se extrae de los sistemas de gestión empresarial en “conocimiento” es la función del gerente o del director que deberá disponer, no sólo de una visión clara sobre el “cuore” de su negocio, sino sobre las pautas de gestión óptimas, algo que no siempre sucede en pymes, micropymes y nuevos emprendedores.

Lo cierto es que hay un aspecto básico, común a cualquier empresa, con independencia del tamaño de la misma o de la actividad que desarrolle y que es inherente a su propia condición para lograr una mayor eficacia: efectuar un exhaustivo análisis de los datos que, por otra parte, conlleven a la creación de información útil para la compañía en aras de ser más productiva, de poder hacer “más con menos” y de seguir –por supuesto- fiel a sus principios. Es lo que se conoce como gestión empresarial eficiente.

Obtención de los datos, transformación de los mismos en información y procesamiento de ésta última hasta convertirla en conocimiento, son los pasos sobre los que se sustenta la gestión óptima de las empresas. Pero en todo este proceso el tiempo es oro, por lo que entender la relación que existe entre los diferentes departamentos y evaluar cómo lo que sucede en un área, influye y, en muchos casos, determina, lo que sucede en otras, resulta estratégico para marcar el rumbo y la velocidad adecuados.

Gestionar bien, no es una tarea fácil

Planificación, dirección, organización, ejecución, evaluación, control y seguimiento del devenir empresarial, son algunos procesos que se enmarcan dentro de la gestión óptima y que hacen que, por mucho “olfato” que uno tenga para los negocios, sea necesario contar con herramientas tecnológicas que soporten gran parte del peso, en cuestión.

La tarea de gestionar no sólo tiene que ver con la labor de “apuntar” lo que sucede dentro de la compañía. Es importante también interrelacionar la información que se genera en los diferentes departamentos y “entender” de qué manera el trabajo de unos, influye sobre el de otros.

Gestionar correctamente implica, administrar todos los procesos que suceden dentro de la empresa, esto es, producción (qué capacidad de producción tenemos, cuál es el coste real de cada unidad, qué cantidad debemos producir para ser rentables, …), comercial (cuál es el precio óptimo al que debemos comercializar nuestros productos/servicios, qué clientes nos dejan más margen, qué líneas de negocio son más rentables o cuáles tenemos que abandonar …), tesorería (disponer de liquidez suficiente para abordar determinados proyectos, gestionar la relación con los bancos para hacer que nuestro dinero valga más, controlar los procesos de cobros y pagos, …), contabilidad (en sus dos vertientes, analítica y presupuestaria, para determinar el punto en el que estamos y para establecer objetivos consolidados), etc.

Pero además, la gestión óptima es aquella que también tiene en cuenta las cuestiones, digamos, exógenas, las que suceden fuera de la organización –tendencias económicas, planificaciones de mercado, análisis de la competencia, etc.- y que afectan directa e indirectamente al devenir empresarial.

La tecnología el principal aliado

Desde hace más de 30 años la industria tecnológica ha trabajado en el desarrollo de diferentes aplicaciones para ayudar a mejorar la productividad empresarial y eso, ha pasado, indudablemente por el desarrollo de soluciones de gestión cuyo eje central ha sido, y sigue siendo, automatizar tareas, muchas veces rutinarias y de escaso valor para el negocio, pero que son, de obligado cumplimiento. Con el devenir de los años, también los proveedores tecnológicos han ido ajustando el foco y han puesto en valor, todo lo que estas herramientas pueden aportar, también desde el punto de vista de la planificación, del control y del apoyo a la toma de decisiones.

A día de hoy, es bastante común el uso de sistemas de gestión empresarial o lo que comúnmente se conoce como ERP, unas soluciones que se están empezando a convertir casi en una “commodity” más, dentro de las empresas con independencia de su tamaño o actividad.

Los ERP son sistemas que gestionan la información que se genera y se maneja dentro de la empresa y su principal valor estriba en su capacidad de integrar y automatizar diferentes tareas del negocio asociadas a los procesos operativos, productivos, administrativos, etc. Se trata de sistemas integrales de gestión capaces de arrojar una visión global del negocio tras analizar de manera independiente y relacionada, los procesos comerciales, logísticos, de contabilidad, de tesorería, de producción, etc.

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