Desterrar la costumbre de dejar las cosas para luego…

No sé si se trata de una costumbre, más bien española, eso de dejarlo todo para el último momento, o si es que realmente el día a día nos vence obligándonos a posponer unas tareas en beneficio de otras. Lo cierto es que el “esto para mañana”, lo practicamos con más o menos frecuencia tanto en nuestra vida cotidiana como en nuestra parcela laboral e incluso, lo justificamos, creyendo verlo en la actitud de otros.

No es que sea malo ni bueno dejar para mañana lo que no hemos podido hacer hoy, pero en ciertas ocasiones estas actitudes comprometen el desarrollo de una planificación ordenada y nos obligan al final a “correr”, sobre todo cuando se trata de procesos con “fecha de caducidad” y que tendremos que abordar de manera obligatoria tarde o temprano. Y un ejemplo en el ámbito empresarial, que ilustra claramente esta actitud, ha sido el proceso de adaptación al reciente cambio del IVA.

El pasado 1 de julio entró en vigor el incremento de los porcentajes de IVA (del 16% al 18% en el caso del tipo ordinario y del 7% al 8% en el reducido). Esta subida y la necesaria adaptación de los sistemas de gestión contables, se conocía con meses de antelación, pero aún así un importantísimo número de empresas (según nuestras estimaciones, más del 70% de las PYMEs españolas) pospuso esa adaptación casi hasta el último momento. Y cuando digo “último momento”, no me refiero a las dos semanas previas a la entrada en vigor del nuevo IVA, sino al día antes de la misma y a los primeros días del mes en curso, cuando el nuevo tributo ya se estaba aplicando.

Desencuentro entre modelos y realidad

Para todas aquellas organizaciones con sus sistemas informáticos al día y con un servicio de mantenimiento adecuado, el cambio ha sido fácil y automático (las empresas únicamente han tenido que instalar una actualización de sus programas). Aún así, no habría sido de más que las compañías hubieran efectuado el cambio y comprobado su correcto funcionamiento con un poco más de antelación, aunque sea por prudencia (a modo de ejemplo, cerca del 80% de nuestros clientes con contrato de mantenimiento, hicieron el cambio prácticamente “sobre la campana”, creciendo el número de llamadas a soporte, a finales de junio y principios de julio, en más de un 40%).

Para otras múltiples compañías, no tan concienciadas con las nuevas tecnologías, el cambio del IVA sin embargo ha supuesto otros múltiples problemas. En un escenario ideal, en el que todas las facturas correspondientes a productos y servicios vendidos antes del 1 de julio se hubieran contabilizado con anterioridad a esta fecha, la adaptación al nuevo IVA se podría haber efectuado con un simple cambio de un porcentaje en una tabla.

La realidad, sin embargo, dista mucho de los escenarios ideales y un importante número de empresas han necesitado que sus sistemas financieros no sólo contabilicen correctamente el nuevo IVA, sino que también sean capaces de gestionar simultáneamente facturas con el IVA actual y con el anterior, por ejemplo, en la emisión y recepción tardía de facturas, en la aplicación de correcciones o modificaciones a facturas con fecha anterior al 1 de julio, en la emisión de duplicados de facturas antiguas solicitadas por los clientes, etc.

Un importante número de las empresas, que no han adaptado adecuadamente sus sistemas de información o que lo han hecho tarde, sin duda han sufrido problemas e interrupciones en la contabilización de sus facturas. Y sabemos que, aunque la mayor parte de estos problemas sean subsanables, esto exige tiempo, o sea dinero. Además, la aplicación del porcentaje del impuesto incorrecto en la factura expedida, difícilmente se le podrá reclamar al cliente a posteriori, pero en cambio, la diferencia sí que nos será exigida por la Administración, lo que les ocasionará a algunas empresas no sólo pérdidas económicas, sino también una posible sanción.

Perder tiempo es perder dinero

Seguramente no contaremos con datos exactos acerca de las pérdidas de tiempo en la gestión de las facturas (y, por tanto, de productividad), que han sido ocasionadas por la adaptación tardía a éste cambio normativo. Aún y cuando el nuevo IVA ha supuesto un cambio mucho menos significativo que, por ejemplo, la entrada en vigor del nuevo Plan Contable en el año 2009, estamos seguros sin embargo de que los retrasos en la gestión de las facturas, la necesidad de corregir errores de manera manual, de realizar comprobaciones, etc. sí han acontecido en un importante número de organizaciones. Y qué duda cabe que, de nuevo, las más afectadas han sido las PYMEs.

¿Se esconden las razones para ello en el conocido “factor cultural”, en el miedo al cambio en general y a las nuevas tecnologías, en particular, que todavía hoy acusan un importante número de pequeñas y medianas empresas en nuestro país? Sin duda sí, pero también es ahora de abordar una cuestión urgente de solventar, que es el poco aprecio que le tienen muchas PYMEs a la gestión propiamente dicha de sus dineros. Y es que, hoy todavía un importante número de pequeñas y medianas compañías limita su gestión financiera al mínimo legal exigible, sin plantearse siquiera las ventajas que le aportaría la gestión avanzada de sus recursos financieros, con el apoyo de las nuevas tecnologías, para maximizar su rentabilidad.

Visto lo visto, sabemos que nuestra normativa financiero-contable cambia con cierta frecuencia, fruto de la propia evolución de la sociedad. Llegados a este punto, me gustaría incidir de nuevo en lo recomendable que resulta planificar con suficiente antelación las actualizaciones de los sistemas de información que la empresa utiliza, para ponerse al día con sus obligaciones en esta materia.

Una buena planificación empresarial de cara a futuros cambios legislativos, económicos o de mercado, ayudará a las organizaciones, y especialmente a las PYMEs, a estar preparadas para ser más productivas y competitivas. Eso no quiere decir que, en otros ámbitos de la actividad empresarial, la planificación no pueda convivir con ciertas dosis de improvisación, que considero absolutamente imprescindible. La planificación, sin embargo, es también la base para contar con la capacidad de dar una respuesta inmediata y de improvisar, cuando las circunstancias lo permitan, aportando “frescura” y dinamismo a la empresa.

Autor. Ignacio Pomar, director general de DATISA