5 Herramientas Para la Planificación Financiera de Autónomos y Pymes

La innovación ha avanzado a pasos agigantados en los últimos años y hay muchos cambios en la manera en la que se hacen las cosas. Cada vez surgen más y mejores ideas que ayudan al mundo a conseguir resultados y a crecer.

El mundo financiero y empresarial no ha escapado de ello. Por ello, al momento de manejar una empresa, bien sea una empresa grande o una pyme o incluso siendo autónomo, es importante contar con las herramientas adecuadas para el manejo de las finanzas.

Así, veamos a continuación algunas de las herramientas más útiles que se pueden utilizar en la planificación financiera de un autónomo o de una pyme.

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¿Qué es la planificación financiera?

Antes de entrar en el tema de las herramientas, hablemos primero sobre la planificación financiera.

La planificación financiera se refiere a la elaboración de presupuesto, en donde se consideran los recursos de la empresa, sus deudas, y costes buscando estudiar su situación y viabilidad. Se buscará definir las metas económicas y financieras de la empresa, así como los pronósticos, según su situación actual.

Una correcta planificación financiera será vital para que una empresa sea sostenible en el largo plazo y pueda obtener rentabilidad. Así, deberá contar con objetivos para el corto, mediano y largo plazo a cumplir en el ámbito financiero para mantener la salud del negocio.

Pero, dado lo cambiante que es el entorno y la cantidad de variables que pueden influir, es importante que la planificación financiera contempla varios escenarios. La idea es que la empresa haya estudiado las diferentes situaciones en las que puede encontrarse.

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¿Por qué es importante la planificación financiera?

La planificación financiera es de vital importancia en los negocios, ya que de ello depende el éxito que tenga la actividad. Esto quiere decir que la posibilidad de obtener una rentabilidad depende, entre otras cosas, de una correcta planificación financiera. Así, una correcta planificación financiera será capaz de reducir la probabilidad de un fracaso comercial. 

Veamos algunos factores adicionales que hacen importante la planificación financiera:

• Para los autónomos, la planificación financiera permite hacer un esquema de ingresos, los gastos que tienen y define su capacidad de ahorro. De igual modo, permite hacer un plan de contingencia, en caso de no poder generar ingresos en algún periodo.
• Permite tener una mayor comprensión de las variables que inciden en el éxito de la empresa, de modo que mejora la toma de decisiones en todas las áreas del negocio.
• Brinda una visión completa de la empresa en los distintos plazos (corto, mediano y largo plazo).
• Mejora la eficiencia de la empresa en la asignación de recursos, ya que consigue destinar los recursos a las áreas que son necesarias.

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5 Herramientas útiles para la planificación financiera de Autónomos y Pymes

En la actualidad hay muchas herramientas a disposición de las empresas y los autónomos para poder facilitar su planificación financiera.

Por ello, veremos a continuación algunas de las más útiles y cómo pueden ser implementadas.

Software de contabilidad

La contabilidad es un aspecto clave para autónomos y pymes, ya que permite tener un control de los gastos e ingresos. Con ello, se tiene información de las actividades económicas de la empresa.

Esta puede hacerse manualmente y algunas personas pueden verse tentadas a hacerlo cuando tienen poca actividad, tal como puede ser un autónomo o una pyme.

Sin embargo, hay herramientas como los softwares de contabilidad o incluso la digitalización a través de hojas de cálculo que permiten tener un control de la contabilidad más adecuado.

En el caso de los sistemas contables, algunos cuentan con herramientas de automatización, de modo que al registrarse una venta, se hacen los ajustes automáticamente en el inventario, en las ventas, impuestos y más.

Esto puede ser beneficioso especialmente para las pymes, ya que pueden evitar destinar recursos y tiempo en hacer estos procesos repetitivos y optar por pagar un software que se encargue de ello.

ERP

Los ERP (Enterprise Resource Planning o Sistema de Planificación de Recursos Empresariales) son programas diseñados para facilitar la gestión de las empresas. Si bien tienen una mayor orientación para empresas, también puede ser utilizado por autónomos.

Estos programas pueden ayudar a integrar las diferentes áreas de la empresa y automatizar procesos, de modo que puedas tener una visión general y actualizada de la situación de la empresa.

Por ejemplo, se puede usar un ERP para automatizar el control de inventarios de una empresa y las órdenes de compra a los proveedores, de modo que el funcionamiento de la empresa no se vea afectado por un mal manejo de los inventarios. Esto puede ser de gran ayuda en la coyuntura actual de la cadena de suministros.

De igual modo, una empresa puede usar un ERP para automatizar el pago de nómina. Al ser una tarea recurrente y que demanda tiempo, automatizar el proceso puede ayudar a la empresa a ahorrar recursos usando un software.

Además, al unificar los diferentes departamentos en un solo sitio, se tiene un mayor poder de analitica del negocio gracias a la disponibilidad de datos. Por tanto, la gestión de la empresa será más eficiente.

Proyecciones de fondos

Parte importante de la planificación financiera, tal como hemos visto, es la proyección de los ingresos de la empresa, con el objetivo de estimar los escenarios que puede tener la empresa en un futuro.

Para ello, existen diferentes herramientas y softwares, tanto para la estimación como para la visualización de la información. Así, la empresa o el autónomo puede hacer un estudio detallado de sus finanzas con el uso de las herramientas más actualizadas, con el objetivo de tener información de calidad.

Una buena estimación es clave para poder tomar decisiones correctas, por lo que es importante tener conocimientos al respecto o contar con una asesoría que logre proyectar los ingresos de la empresa.

Almacenamiento en la nube

La nube brinda la posibilidad de almacenar información de manera segura y que sea de fácil acceso para cualquier persona del equipo en todo momento. Por ello, es una herramienta de suma utilidad para las pymes y autónomos.

Con ella, podrán guardar información importante de manera segura y acceder desde cualquier lugar. Esto será una ventaja, por ejemplo, si se necesita hacer un trámite y se debe tener a la mano un documento. Al estar almacenado en la nube, es fácil descargarlo y disponer de él para hacer el trámite.

Algunos softwares de contabilidad, ERP o CRM cuentan con la funcionalidad de almacenamiento en la nube, de modo que puedan tener un respaldo seguro de la información de las ventas, de los clientes, información de recursos humanos y más.

Así, en caso de que haya algún problema en la oficina o no se pudiera ir a ella (como ocurrió durante la pandemia), poder acceder a la información desde cualquier sitio es una gran ventaja, ya que permite que las actividades de la empresa no se vean comprometidas.

Dashboards, reportes y plantillas

La visualización de datos, presentación de información y formatos es de suma importancia y utilidad para las empresas. Los dashboards son una herramienta útil para poder visualizar información de la empresa y tomar decisiones. Consisten en una presentación visual breve y fácil de entender de indicadores claves. Una empresa puede optar por analizar su situación financiera usando esa herramienta, viendo la evolución de sus ingresos, gastos y endeudamiento.

De igual modo, contar con reportes actualizados permite estar al tanto de lo que ocurre en la empresa, así como acontecimientos importantes en el sector en donde está. La información es vital para la toma de decisiones, por lo que es importante destinar recursos a ella, aunque también puede optarse por contratar algún servicio que brinde información o asesoría sobre el tema.

Por último, las plantillas son de suma utilidad para pymes y autónomos, ya que permiten unificar el formato en el que entregan sus documentos y ayudan a mejorar la imagen de la empresa, además de agilizar los procesos.

Por ejemplo, se pueden usar plantillas de facturas para autónomos, de modo que puedan mantener un diseño único para todos sus clientes, cumplir con las exigencias de una factura y ahorrar tiempo al momento de facturar.

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La planificación financiera para Autónomos y Pymes

Tal como hemos visto, la planificación financiera es un aspecto al que se le debe prestar atención en cualquier empresa, incluyendo los autónomos. El objetivo debe ser un manejo correcto, con la información actualizada para una correcta toma de decisiones.

Con ello, las empresas podrán mantenerse competitivas y podrán disponer de las herramientas y conocimiento más actualizado del mercado, con el objetivo de hacer un manejo eficiente de la empresa y que esta pueda alcanzar el éxito y sostenibilidad a lo largo del tiempo.