Cómo facilitar la gestión de cobros de tu empresa

La gestión de fondos constituye un ámbito complejo de la economía empresarial y en muchas ocasiones pueden producirse situaciones que pongan en jaque la liquidez, uno de los principales motores financieros de cualquier negocio. Proteger la liquidez requiere de una centralización importante de esfuerzos destinados a la anticipación porque, en este contexto, no existen posibilidades de rectificación. 

La ausencia de liquidez constituye una importante fuente de pérdidas, no sólo porque exige una contratación de productos financieros para restablecer el flujo económico (con las pérdidas que ello puede generar en concepto de intereses). También porque a menudo se traduce en una obstaculización grave de los procesos productivos y una ruptura de los ritmos naturales de desarrollo.

Los flujos de caja o cash flow posibilitan la operativa cotidiana de las empresas y permiten cubrir los gastos asociados al equipo humano, a las obligaciones tributarias o a los costes fijos que responden al mantenimiento de las instalaciones, por poner algunos ejemplos.

Una gestión eficiente basada en la previsión y la anticipación constituye una garantía de seguridad y una fuente de ahorro porque la empresa generará menos necesidades de financiación y, a largo plazo, dejará de incurrir en sus gastos derivados, tanto a nivel económico como de tiempo y recursos

¿Por qué es tan importante la gestión de cobros para las empresas?

Las implicaciones de la gestión de cobros sitúan a esta actividad en un ámbito delicado. No sólo porque pueda comprometer la solidez de un negocio si se incurre en negligencias o en una supervisión imprecisa o laxa. También porque puede poner en situaciones de vulnerabilidad a las relaciones comerciales y financieras que componen el negocio. La gestión de cobros se inserta, por lo común, dentro del departamento de tesorería de las empresas que no sólo ejerce sus funciones como órgano fiscalizador sino que, también, abarca todas aquellas actividades relacionadas con la reclamación de ingresos.

Algunas de las funciones que asumen este tipo de departamentos abarcan el control de deudas, el seguimiento de los plazos de vencimiento de pagos, los procedimientos de reclamación o la revisión de los retrasos de pagos.

Cómo facilitar la gestión de cobros de tu empresa

Para salvaguardar la viabilidad de una empresa, es importante aprender a optimizar la gestión de cobros. Algunos consejos que pueden ayudar a mejorar su rendimiento son:

Recurrir a la externalización

La externalización a partir de empresas especializadas como la aseguradora de crédito Coface mediante un servicio de gestión de cobros proporciona una garantía de éxito. No sólo porque estas compañías cuentan con una trayectoria acreditada en el sector y, por lo tanto, proporcionan un buen rendimiento. También porque, a largo plazo, constituyen un ahorro de recursos importante que, en última instancia, se acaba traduciendo en un saneamiento continuado de la economía empresarial.

Contar con una visión integral sobre la tesorería de la empresa

Una buena parte de los problemas que se generan a este nivel, parte de un desconocimiento o, al menos, de un conocimiento parcial, de los medios y recursos disponibles para llevar a cabo una correcta gestión. La mayoría de deficiencias son resultado de un mal registro de los acuerdos formalizados con los clientes, así como de las demoras que se producen cuando el cliente supera el plazo de vencimiento de las facturas. Identificar recursos de acción e implementar metodologías orientadas a asegurar un correcto control y supervisión implica una labor de revisión periódica y una coordinación entre los departamentos implicados.

Contar con una reserva de fondos

A pesar de que se active un protocolo de seguimiento y supervisión riguroso como el de Coface, existen factores externos que escapan a nuestro control. Uno de los recursos preventivos más efectivos consiste en la creación de un fondo reservado o un remanente que permita afrontar los imprevistos e incidentes derivados de un impago y que, al menos de forma temporal, permitan hacer frente a las necesidades del negocio sin obstaculizar sus ritmos productivos.

Invertir en tecnología y formación

A estas alturas, seguir insistiendo en la importancia de iniciar un proceso de transformación digital puede resultar algo reiterativo. No obstante, en muchas ocasiones se pasan por alto las ventajas que la tecnología puede proporcionar en determinados ámbitos empresariales. En la actualidad, existe una amplia variedad de recursos y softwares que permiten agilizar la gestión de cobros y que ponen a nuestro alcance opciones como la automatización de notificaciones, el acceso instantáneo a la situación de impago en que se encuentran las facturas emitidas o incluso al historial de cobros de un cliente determinado.

Alcanzar un buen periodo medio de cobro

¿Qué relación existe entre los períodos medios de cobro y los períodos medios de pago? Para regular el ritmo de los flujos de dinero de una forma sostenible en el tiempo es importante prestar atención a este punto. Es importante que el período medio de cobro sea inferior al período medio de pago. Sólo así podremos generar liquidez en cada ejercicio a la hora de abonar las facturas de nuestros propios proveedores. Para agilizar los pagos existen diferentes estrategias de negociación, por ejemplo, la propuesta de descuentos por pagos anticipados.