Por qué automatizar la gesión de la deuda en las pyme

Ignacio Pomar, Director General de DATISA, nos ofrece su visión sobre cómo la gestión automatizada de la deuda puede ahorrar tiempo e impagos a las pyme.

No hay que consultar las estadísticas, para saber que la morosidad es uno de los grandes retos de nuestro entorno empresarial. El índice de impagos en España está alcanzando niveles alarmantes en comparación con otros países europeos. Hace años ya que este mal se podría catalogar de endémico, pero la excusa de la crisis y los retrasos en los procedimientos judiciales parecen haber propiciado, entre otros, el que este mal se extienda aún más.

Los impagos y retrasos en los cobros tienen dos caras. La primera es una deuda que nos ha dejado temblando y preguntándonos si vamos a sobrevivir. La segunda es el importante incremento del esfuerzo necesario para cobrar, que hoy deben soportar incluso aquellas compañías que finalmente sí han conseguido recaudar lo que les deben.

Si un cliente no nos quiere pagar, difícilmente evitaremos la vía legal, pero un estricto control de la deuda y un procedimiento para reclamarla adecuado a veces marcan la diferencia entre cobrar, cobrar tarde y no cobrar nunca. En la gestión de la deuda, por otro lado, también se debe tomar en cuenta tanto la deuda vencida, como la deuda cobrada a través de documentos como cheques, letras, pagarés, etc. que han sido devueltos y que, además, generan unos gastos de gestión adicionales que, por lógica y por justicia, se le deberían repercutir al deudor.

 

La gestión de los impagos o de los retrasos puede resultar sencilla si manejamos un reducido número de clientes y operaciones, pero hoy son pocos los responsables financieros que se pueden permitir operar con los datos “en la cabeza”. Según crece el número de operaciones, la cosa se complica y los pequeños o no tan pequeños detalles, se empiezan a escapar a nuestro control. Es el momento adecuado para que el departamento financiero se tome el tiempo necesario para seleccionar y desplegar un buen programa para la gestión de la tesorería que, entre otras cosas, le ayudará a agilizar la gestión de los cobros, a reducir el número de impagos y a establecer un adecuado control del riesgo de sus clientes para que la compañía, aunque sea, no incurra en una deuda aún mayor con un deudor.

Ayudas para apuntalar la liquidez

Entre las principales ventajas de un moderno programa de tesorería, en este ámbito, destaca la capacidad de conocer la deuda de un solo vistazo, con un informe cuyos conceptos se podrían ordenar de distintas formas: por antigüedad, por volumen o por cliente, etc. y aplicando diferentes filtros. Algunos programas también permiten definir la generación automatizada de dicho informe, para que el responsable financiero, por ejemplo, tenga la información cada mañana, nada más encender el ordenador.

Otras funcionalidades útiles para la gestión automatizada de la deuda son la transformación de los documentos de cobro devueltos en impagados y su consideración como deuda en los procesos de gestión, evitando que las devoluciones queden fuera de las estimaciones de deuda.

En algunas soluciones de tesorería, los ficheros de devolución de documentos enviados por el banco, se incorporan automáticamente al programa de gestión, que además, calcula los intereses de demora y los gastos administrativos generados, para su imputación como costes de operación con cada cliente.

En este aspecto, también resultan ventajosos los asistentes para reclamar el cobro. Dichos asistentes ofrecen varios modelos de carta con intensidades que abarcan, desde un amable recordatorio, hasta un aviso previo al inicio de acciones legales; revisan el histórico de cartas enviadas en relación con una deuda y generan la misiva correspondiente para su envío vía email, por correo o fax, todo ello de manera automática.

Se trata de unas capacidades presentes en todos los programas de gestión para grandes compañías y de las cuales, sin embargo, carecen todavía muchos de los programas para PYMEs. Estos automatismos, sin embargo, también son necesarios para el segmento medio del mercado, donde las compañías efectivamente tienen una facturación menor, pero igualmente disponen de menos tiempo y personal para dedicar a estas tareas. Hablamos, por tanto, de una serie de automatismos igualmente útiles para apuntalar la liquidez de una PYME, siempre y cuando su número de operaciones lo justifique.

Ignacio Pomar Gomá, Director General de DATISA. Más información en el blog de Datisa.