Misterios, consejos y estadísticas del uso del e-mail

08:00 AM. Despiertas, apagas el despertador y accedes al correo electrónico. Después vendrá comprobar qué ocurre en Twitter y otras redes sociales (Facebook, Google+, LinkedIn). El ritual laboral ha comenzado sin llegar a la oficina, sin entrar en la ducha, desde la palma de nuestra mano con el smartphone. El 3G nos conecta a Internet y nos trae desde los últimos e-mails hasta los mensajes directos de nuestros contactos. También nos pone al día de las últimas noticias de forma instantánea. Comenzamos el día sabiendo lo que ha pasado tanto dentro como fuera de casa y de la empresa.

Desde muy temprano comenzamos a responder algún que otro correo ligero y advertimos, en caso contrario, de la lectura con un aviso que anticipa una respuesta al llegar a la oficina. Una vez que salimos de casa, en el metro, el bus o en coche de camino a la oficina seguimos recibiendo e-mails. No hemos pulsado todavía la tecla «Enter» del teclado del PC del trabajo y ya tenemos más información que en las últimas horas del día anterior cuando estábamos delante del equipo. Cruzar la puerta de la oficina ahora es completamente diferente porque ya vamos con los datos cargados en el disco duro mental.

Es obvio que este contacto previo y constante con el trabajo tiene sus ventajas, pero también algún que otro inconveniente. Lo cierto es que hemos cambiado nuestra manera de operar tanto en lo personal como en lo profesional con la llegada del e-mail al móvil. Un interesante estudio (ver gráfico) que toma como base cinco millones de mensajes de correo electrónico analiza el comportamiento de los profesionales ante estas misivas digitales y demuestra que, en efecto, el e-mail puede llegar a estresarnos en exceso si no sabemos lidiar con él de forma apropiada.

La estadística indica que recibimos de media 147 mensajes al día, de los cuales descartamos más de 70 (borrar) en poco más de cinco minutos. Por nuestra parte escribimos unos 40 mensajes cada 24 horas y dedicamos unas dos horas y media diarias a interactuar con nuestro buzón de e-mail: enviar, recibir, escribir, contestar, etc. Me resultan especialmente interesantes otras conclusiones del estudio como que somos más rápidos en responder correos cuando llevamos varios, es decir, que mejoramos el rendimiento a medida que contestamos más durante el día.

Además, resulta también signficativo que las primeras horas de la mañana, especialmente temprano es cuando se está más receptivo para recibir correos. Eso sí, el segundo mayor pico de lectura de correos se encuentra a media mañana, a eso de las 12.00 horas. Ante este análisis bien podríamos establecer que la franja óptima para recibir/enviar correos se sitúa en torno a las ocho y las doce de la mañana. Todo lo que llegue después, especialmente tras el almuerzo, puede convertirse en un recurso vago por contactar con el e-mail ajeno.

Pero sin lugar a dudas el punto más interesante del estudio parte del análisis semántico de los mensajes para determinar cuáles son las palabras más apropiadas que se deben usar en un correo para incentivar su respuesta. Las palabras que utilizan un tono favorable c0mo oportunidad, conectar, pagos y conferencia ayudan a que el interlocutor se interese por el mensaje. Por el contrario, si recurrimos a términos más neutrales y hasta negativos como asistencia, confirmar, unirse, entre otros, el porcentaje de respuesta es menor. Como poco me parece curioso.

La cosecha propia a partir de la experiencia me dice que el asunto de un mensaje también promueve respuestas casi instantáneas en caso de estar bien enfocado. Para llamar la atención del receptor no se necesitan asuntos llamativos y abruptos, sino frases directas, rápidas y claras que hagan hincapié no tanto en lo que nosotros buscamos sino en lo que el receptor del e-mail necesita, Ni que decir tiene que se debe respetar un estilo adecuado, no cometer errores de ningún tipo y ser lo más simpático posible. Aplicando la cultura popular, cada cuenta de correo es de su madre y de su padre, pero creo que estos consejos pueden ser útiles para todos.